ChatGPTの中に、事務所の各部署と統括部長を作ってみた

前回で、情報をどこまで管理させるのかと自分の仕事の中で手伝ってほしい部分を考えた結果、私の考えにぴったりくる場所にたどり着きました。

AIに依頼者を管理させたいわけではない。
AIに管理してほしいのは、仕事の流れ。

だとしたら、業務別にchatを分けて、進捗管理をしてもらえばいい。

業務ごとに分けたchat、それぞれに
・基本的な業務の流れ
・毎回調べてほしいことやタイミング
・イレギュラーが出る可能性
を入力してみました。
あとは、実際の業務で使いながら、その業務の流れや私のやり方を少しずつ共有していけばいい。

そこに詳しい顧客名や住所などは入れない。私が呼びやすいニックネームを使い、AIに渡す情報は業務を進めるために必要な範囲に絞る。詳しい案件情報や正式な記録はローカルで管理することにしました。
私がAIにしてほしいのは、最終判断や個人情報まで含めた書類を作ることではない。
基本的な流れに沿って、抜けやミスがないように見張っていてほしいことなんだ。ということにたどり着いたのです。

だから、各業務別の史（私のAI）に「行ってきた」「会った」「書類預かってきた」と報告するだけで、「じゃぁ次は△△してね」「これは返答待ちで保留しておくね」と管理してくれる。

そこで出てきた問題が

バラバラになってて全体が見えない！

各業務部署の史、それぞれはその業務においての進捗状況も次の仕事も把握している。だけど、chat欄がわかれているせいで、全体が見渡せないのです。

そこで、思いついたのが、サイト機能。
毎日の仕事終わりに進捗状況を更新して、新しいTODOまで入れたものをローカルサイトとして作ってもらえばいいじゃないですか。

そこで、各部署の情報をまとめる統括部長を作りました。
この時すでに、プライベート雑談史、各部署史、統括部長史、そして、この仕組みをどう作るか相談している史…
総勢５名以上のAI史が私のChatGPTの中で動いている状態です。
これ、かなり面白いです。
仕組みづくり史が、「それ、統括部長史にやらせればいいじゃん！」とか言ってくる(笑)

最初、各部署に行って「今日のまとめ報告出して」とまとめてもらったものをコピペで統括部長にもっていく、ということをしていました。かなり面倒でした。一日で無理だ！と思いました。

そこで、統括部長史に「各業務の史から今日の動きのまとめって拾ってこれない？」と聞くと
「できるよー」と。。。なんとも軽いお返事が(笑)　できるんですか…

そういうわけで今日現在、

• 各業務別史＝各業務の流れを知っていて、動きがあるたびに私から報告を受ける。次の動きを出す。
• 統括部長史＝毎日仕事終わりに各部署の今日の動きを拾い集めローカルサイト更新のためにまとめる
• 書庫史＝最新情報でサイトを作り、次の日の朝、私が「今日すること」をわかりやすく出す。

という３段構えが確立しました。

しばらく使ってみないとわからないので、とりあえずこれで、各業務を進めてみることにします。